“OH NO” Momente beim eMail-Versand vermeiden

In eigener Sache: “OH NO” Momente beim eMail-Versand vorbeugen

Wer kennt sie nicht diese “OH NO” Momente beim eMail Versand.

Vielleicht den falschen Absender bzw. Absender-eMail-Adresse erwischt;
oder die falsche Signatur für das verwendete Postfach verwendet;
möglicherweise ungeplante Empfänger ausgewählt;
oder – wie es mir erst kürzlich passierte – sämtliche Empfänger in das CC anstatt BCC Feld eingetragen… “wie peinlich”

Was tun im Falle einer Verwechslung von CC und BCC?

eMail-Rückruf? …wahrscheinlich nicht die beste Variante, denn das macht den/die vermeintlichen Empfänger erst recht neugierig.

In meinem Fall habe ich sofort an alle Empfänger eine eMail – natürlich diesmal in BCC – mit der Bitte um diskrete Behandlung der versehentlichen eMail gesandt.
In weiterer Folge habe ich sämtliche Empfänger per Telefon nachgerufen und mich persönlich entschuldigt, weil mir das auch einfach zu blöd war.

Mir hat es wieder gezeigt, wie schnell so ein Versehen passieren kann. Darum habe ich zusätzlich folgende technische Maßnahmen ergriffen – wobei diese natürlich auch nicht zu 100% schützen können.

BCC Feld standardmäßig ausblenden lassen

Über die Optionen in einer neuen eMail kann das BCC Feld deaktiviert werden.

Mit dieser Einstellung ist das BCC Feld ausgeblendet. Somit könnte das eine Art Denkstütze darstellen, dass für ein eMail an mehrere Benutzer das Feld extra einzublenden ist – da dieses eben nicht per Standard vorhanden ist.

Ausgabe einer Warnung mittels VBA bei Überschreitung einer gewissen Anzahl an Empfänger im “An:”, “Cc:” oder “Bcc:” Feld

Eine weitere Stütze kann ein VBA Code darstellen, welcher eine Warnung ausgibt, wenn zB die Empfängerliste im Feld “An:”, “Cc:” oder “Bcc:” die Anzahl von 5 überschreitet:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim Recipients As Integer
    Dim Start As Integer
    Dim Last As Integer
    Dim RecipientFields As String
    Recipients = 1

    RecipientFields = Item.To

    If (Item.CC <> "") Then
        RecipientFields = RecipientFields + ";" + Item.CC
    End If

    If (Item.BCC <> "") Then
        RecipientFields = RecipientFields + ";" + Item.BCC
    End If

    Do
        Start = Last + 1
        Last = InStr(Start, RecipientFields, ";")
        If Last = 0 Then Exit Do
        Recipients = Recipients + 1
    Loop

    If (Recipients > 5) Then
        Cancel = (MsgBox("****ATTENTION****" & vbCrLf & "" & vbCrLf & "You have more than" & Str(Recipients) & " recipients in your To/CC/BCC fields." & vbCrLf & "Are you sure you have them in the right place?" & vbCrLf & "If so, click OK to send, otherwise click CANCEL", vbOKCancel) = vbCancel)
    End If
End Sub

Dieser Code kann über den VB Editor im Outlook hinterlegt werden. Die nötigen Schritte dazu sind folgende:

1. im Outlook den VB Editor starten (ALT + F11)
2. auf der linken Seite “Microsoft Outlook Objects” erweitern und “ThisOutlookSession” doppelklicken
3. im rechten Fenster “Application” und “ItemSend” per drop-down auswählen
4. anschließend den vorhanden Code durch obigen ersetzen
5. VB Code signieren
6. Speichern

Anschließend sollte beim Überschreiten der festgelegten Anzahl an “Recipients” in An/Cc/Bcc eine Warnung wie folgt aufpoppen:

Ein Mix aus technischen und organisatorischen (Security-Awareness)Maßnahmen erzielen natürlich den bestmöglichen Schutz.

Und wie auch ich wiedermal erfahren durfte, es kann einfach jeden treffen…